Le cycle commence dès le lundi en préparant les fichiers pour la semaine. On copie les fichiers de la dernière semaine, on efface l'information non pertinente et l’on corrige les textes.
Le mardi matin, à 8 h 30, nos acheteurs visitent notre distributeur (à l'heure actuelle, il s’agit de Canadawide) pour noter les prix, consulter les vendeurs, vérifier les arrivages et confirmer la disponibilité des produits. Ils sont de retour vers 10 h. Cette visite terrain nous permet d'ajuster nos prévisions pour limiter les imprévus du vendredi. Nous sommes devenus des experts à goûter des clémentines et à essayer de deviner quand les bananes seront à maturité. À la suite de cette visite : à partir des notes de visite, on sélectionne les produits pour les paniers et l’on actualise la liste de prix. En se basant sur la moyenne de paniers commandés les cinq dernières semaines, l'on prévoit la quantité de paniers que les membres commanderont. Avec la quantité d'unités de légumes par boîte et le coût unitaire des produits, les prévisions seront faites et ça fonctionne !! Les membres du collectif sont cordialement invité·e·s à participer à cette visite. Nous planifions tenir bientôt de séances de démonstration pour l'utilisation des fichiers.
Après une révision de coordination, l’infolettre est envoyée. C’est le signal pour nos membres qui commencent à passer commande via notre formulaire. Nous pouvons voir arriver les commandes.
À 17h00 : Fermeture des commandes.
En soirée : Envoi des factures, organisation des bénévoles et préparation des listes nécessaires pour la distribution.
C’est le cœur de notre activité ! Nous effectuons les derniers achats (parfois dès le jeudi pour les produits volumineux) et procédons à la distribution selon les horaires habituels que vous connaissez bien. Le collectif à la chance de compter avec des voisin.e.s qui viennent organiser le tout.
Dès le samedi matin, nous archivons nos documents et sécurisons nos données. Le nettoyage du local est effectué le samedi matin, le recyclage des contenants a lieu le dimanche en après-midi, et la comptabilité est finalisée le lundi soir, ce qui termine la semaine et permet de relancer le cycle dès le lendemain.